ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ ได้จัดโครงการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การใช้งานระบบบันทึกรายการ การรับจ่ายเงินงบประมาณออนไลน์ เมื่อวันที่ 4 กันยายน พ.ศ. 2557 เวลา 09.00-12.00 น. โดยมีผู้เข้าร่วมโครงการจำนวนทั้งสิ้น 30 คน ซึ่งในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งนี้ เป็นการแนะนำและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน เกี่ยวกับแนวทางการบันทึกรายรับรายจ่ายการใช้เงินงบประมาณ ซึ่งหน่วยงานส่วนใหญ่ ใช้ระบบ EXCEL ในการบันทึกสมุดบัญชี ซึ่งยังมีปัญหาได้แก่
- ข้อมูลสูญหายหาก Harddisk เครื่องคอมพิวเตอร์เสีย
- ผู้บริหารไม่สามารถสอบถาม หรือทราบข้อมูลยอดเงินคงเหลือได้ในทันที
- การเชื่อมโยงกรณีใช้เงินโอนข้ามหมวด ซึ่งการจดบันทึกด้วยมืออาจหลงลืม
ด้วยเหตุนี้ ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงได้พัฒนาระบบควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณ ขึ้น โดยนายสุรเดช ไชยมงคล ซึ่งระบบได้เอื้ออำนวยให้ผู้ใช้สามารถ
- กำหนดสิทธิ์ผู้ที่สามารถดูสมุดบัญชีในระบบได้ เช่น ผู้บริหาร หัวหน้างาน และบุคลากรทางการเงิน ซึ่งจะดูเฉพาะรายการหรือทั้งหมดก็ได้
- การเชื่อมโยงกรณีใช้เงินโอนข้ามหมวด ซึ่งจะเชื่อมโยงยอดเงินโอนเข้าและรับโอน จากหมวดเงินแต่ละหมวดได้ และทำการตัด/เพิ่ม ยอดเงินให้โดยอัตโนมัติ
- สามารถกำหนดชื่อสมุดบัญชีในระบบได้ด้วยตนเอง ตามแต่หน่วยงานจะใช้ประโยชน์ ซึ่งทำให้การบริหารจัดการ และการบันทึกรายการการใช้จ่ายเงินงบประมาณทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลังจากแนะนำระบบควบคุมการใช้จ่ายเงินงบประมาณแล้ว ได้แนะนำเพิ่มเติมในส่วนของระบบจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งในปัจจุบันได้ใช้ในสำนักงานอธิการบดี เพื่อลดการใช้กระดาษในการเดินเอกสาร ประกอบกับสามารถค้นหาเอกสารได้